Компания "Райзебюро ВЕЛЬТ" является одной из ведущих компаний на рынке конгрессного туризма. В том числе и благодаря внедрению самых современных технологий. За последние два года компания создала электронный модуль, позволяющий участникам самостоятельно бронировать услуги на мероприятия и выставки, а компании получать заявки в режиме реального времени и реализовала масштабный проект – Интернет сайт для подбора площадки и бронирования конференц-услуг в гостиницах России. Последним этапом стало создание системы электронной регистрации. О том, как она работает и что дает организаторам мероприятий работа в электронном формате, рассказывает руководитель отдела развития компании "Райзебюро ВЕЛЬТ" Анастасия Столярова.
Анастасия, в конце года принято подводить итоги. Какие события вы считаете наиболее значимыми для компании?
- Мы не раз говорили о том, что очень большое значение придаем разработке и внедрению передовых технологий. Сейчас мы завершили создание системы электронной регистрации участников на мероприятии. Организаторам она позволит еще более значительно сократить свои трудозатраты. Им больше не надо ставить ряды столов, привлекать десятки человек, заранее распечатывать списки участников и готовить бейджи. При электронной регистрации участник по электронной почте получает письмо, содержащее штрих-код, который считывается при его прибытии в отель на регистрацию.
В течение двух минут для участника распечатываются бейдж, пригласительные билеты на обеды и ужины и информация по дополнительно заказанным услугам. Если участник забыл письмо со штрих-кодом, ему достаточно назвать фамилию. Регистрацию участников крупного мероприятия могут провести всего два наших специалиста. И что очень важно, организатор мероприятия в режиме реального времени получает в свой личный кабинет отчеты. В отчетах он видит, кто уже зарегистрировался, есть ли изменения в составе участников. Таким образом, теперь весь процесс организации мероприятия – от выбора площадки до регистрации прибывших участников – возможен в электронном формате.
Оценили ли уже ваши клиенты систему электронной регистрации?
- В этом году мы провели статусное мероприятие, на котором была организована электронная регистрация, совместно с Минтрансом и европейской компанией, которая предоставила полное техническое обеспечение. Сейчас мы подготовили все необходимое оборудование и самостоятельно разработали свою собственную систему электронной регистрации. Весной состоится конгресс, на котором как раз и будет применен полный цикл электронного обслуживания. К слову сказать, планировщик данного конгресса – один из наших лояльных клиентов, который зачастую мотивирует нас на разработку новых технологичных решений.
Многие ли компании пользуются современными технологиями при организации мероприятий?
- К сожалению, еще много мероприятий в России организуется с использованием устаревших технологий и так называемого "китайского метода" (чем крупнее мероприятие, тем масштабнее Оргкомитет). Да и некоторые наши клиенты по-прежнему пока предпочитают прислать нам заявку, а потом перезвонить, притом, что у нас есть технологичные решения для каждого этапа организации мероприятия.
Организаторы некоторых мероприятий вообще не обращаются к специалистам и все делают самостоятельно и по старинке "вручную" переписываются и созваниваются с участниками, не спят ночами, участвуя в подготовке, по ходу устраняют сбои и накладки и испытывают привычный стресс. При этом случается, что у гостей возникают проблемы с получением виз, прохождением таможни, транспортным обслуживанием, размещением в гостиницах.
Нередко организаторы сразу же заявляют, что занимаются только непосредственно конференцией, а о визе, гостинице, авиабилетах каждый участник должен позаботиться самостоятельно. Однако такие подходы резко снижают уровень подготовки мероприятия. Из-за этого формируется неправильное мнение, что в России отсутствует высокое качество проведения конгрессных мероприятий, что тем самым снижает привлекательность России в целом, как перспективного направления.
На наш взгляд, организаторы должны заботиться о комфортном пребывании участников на конференции, и, если не могут сами это обеспечить, то могут передавать эти работы на аутсорсинг специализированным компаниям, которые располагают необходимыми технологиями. Тем более, все технологические решения наша компания предоставляет бесплатно в дополнение к услугам, большую часть которых участники оплачивают самостоятельно.
К слову сказать, зарубежные организаторы максимально используют имеющиеся у нас технологии даже у себя на родине. Нас недавно пригласили провести электронную регистрацию на мероприятии, которое пройдет в Швейцарии в 2012 году, так как наша стоимость услуги оказалась значительно дешевле, чем аналогичная за рубежом.
Насколько удачным был уходящий год? Можно ли делать прогнозы на будущий год?
- Первое полугодие было очень хорошим, потом темпы роста стали умеренными. На этом фоне благополучными можно считать сентябрь и декабрь. В целом по году рост у нас составил 15%. Что касается будущего года, то мы обязаны делать прогнозы на основании данных экономистов и аналитиков, а они пока не очень оптимистичны. При этом все крупные мероприятия, запланированные несколько лет назад, безусловно, состоятся. Под них уже определены и забронированы площадки. Хотя довольно давно наметилась и еще одна тенденция – позднее определение площадки: о мероприятии организаторы заявляют за два-три года, но активная подготовка к нему и, соответственно, выбор площадки, начинается за несколько месяцев из расчета прогнозируемого бюджета.
-Развивается ли конгрессный туризм в регионах? Появились ли там новые площадки?
- Площадки кое-где появились, но все равно в регионах проходят единицы мероприятий. В основном – в Москве и Санкт-Петербурге. И в любом случае число мероприятий, проходящих в России, на порядки меньше, чем в других странах. Лидерами направления пока остаются США, Китай, Индия, ряд ведущих европейский стран.
И все-таки можно ли говорить о том, что Россия стала более привлекательным направлением для конгрессного туризма?
- В целом, к сожалению, нет. Нужны определенные усилия для продвижения России и Москвы, в частности, на рынке конгрессного туризма. Россия пока даже в специализированных выставках не участвует активно. Что касается Москвы, то мы всегда говорили, и будем утверждать, что будущее столицы – за конгрессным туризмом.
Утверждение, что это не массовый туризм, неверное. Конгрессный туризм как раз и может стать массовым в целом для России, и что немаловажно, стать круглогодичным! Это еще одна заметная тенденция последних лет – размытие низкого сезона в этом сегменте.
Сейчас мероприятия проходят и ранней зимой и в середине лета, потому что площадки дают хорошие цены в этот период. У нас уже есть запросы на июль. С отменой виз, которая, надеюсь, произойдет в обозримом будущем, у России появится отличный шанс для развития конгрессного туризма, и нам будет легче конкурировать с зарубежными странами. С другой стороны, мы вошли в ВТО и, не исключено, что на наш рынок придут западные компании, специализирующиеся на конгрессном туризме. Российские компании должны быть всегда готовы к серьезной конкуренции. Понятно, что востребованы будут высоко технологичные компании.
Беседовала Любовь Ямутова
